In de sector voor verticaal transport spelen veiligheid en certificatenbeheer een belangrijke rol. Sarens, actief in Europa en lid van de Vereniging Verticaal Transport (VVT), heeft stappen gezet om het beheer van inspecties en materieel verder te structureren met behulp van digitale ondersteuning.
Aanleiding
Tijdens een onboarding- en trainingssessie met verschillende medewerkers, waaronder bedrijfsleiders, keurmeesters en materieelbeheerders, is gekeken naar de inrichting van inspectie- en certificatenbeheer. Daarbij werd duidelijk dat verdere centralisatie en standaardisatie wenselijk was.
De uitdaging
In de praktijk bleek dat het aantal materieel stukken hoger lag dan eerder werd aangenomen: ruim 9.000 artikelen. Dit bracht extra complexiteit met zich mee in het beheer van inspecties en bijbehorende documentatie.
Belangrijke aandachtspunten waren:
- Beperkt centraal overzicht:
Informatie over keuringen en certificaten was niet eenduidig op één plek beschikbaar. - Versnipperde processen:
Inspecties worden zowel intern als extern uitgevoerd, wat afstemming en planning complex maakt. - Planning en opvolging:
Het bewaken van verloopdata en het tijdig uitvoeren van keuringen vereiste meer structuur. - Toegankelijkheid van documentatie:
Certificaten en inspectierapporten waren niet altijd eenvoudig vindbaar of deelbaar. - Beperkingen van bestaande systemen:
Het gebruikte assetmanagementsysteem bood onvoldoende ondersteuning voor deze specifieke processen. - Gebruik van QR-codes:
Er was behoefte aan een betere koppeling tussen fysieke identificatie en digitale informatie.
De oplossing
Sarens heeft gekozen voor een digitale oplossing waarin inspecties, certificaten en planning centraal worden beheerd.
Belangrijke onderdelen van deze inrichting zijn:
- Centraal overzicht:
Materieel en bijbehorende certificaten zijn gebundeld in één systeem. - Planning en inzicht:
Ondersteuning bij het monitoren van verloopdata en het plannen van inspecties. - Digitale documentatie:
Centrale opslag van certificaten en inspectierapporten. - Systeemkoppelingen:
Integratie met bestaande systemen via API’s. - QR-code ondersteuning:
Mogelijkheid om materieel te koppelen aan digitale gegevens via QR-codes.
Resultaten
De huidige werkwijze leidt tot:
- Meer inzicht:
Betere beschikbaarheid van informatie over materieel en inspectiestatus. - Efficiëntere organisatie:
Meer structuur in planning en uitvoering van inspecties. - Ondersteuning van veiligheidsprocessen:
Betere controle op de status van materieel. - Toekomstbestendigheid:
De oplossing sluit aan bij de omvang en verdere ontwikkeling van de organisatie.
Ervaring in de praktijk
Medewerkers geven aan dat informatie over inspecties en certificaten beter toegankelijk is dan voorheen. Het centraliseren van gegevens en het gebruik van QR-codes ondersteunen het dagelijkse werk, met name bij het opzoeken en controleren van materieelgegevens.
Wat Sarens Zegt Over GreenMarks
“Na uitgebreid onderzoek naar verschillende asset management systemen, kozen we voor GreenMarks. Het biedt de beste combinatie van praktijkgerichte inspectietools, precies wat we nodig hebben om aan onze strenge veiligheidseisen in de verticaal transport sector te voldoen.”